EMITIR OU EXPEDIR: QUAIS SÃO AS NORMAS E O QUE FAZER EM CADA SITUAÇÃO?

No mundo jurídico e comercial, a linguagem precisa ser precisa e, muitas vezes, envolve procedimentos específicos que exigem atenção e conhecimento. Um dos exemplos mais comuns é a distinção entre “emitir” e “expedir”, termos que, embora pareçam sinônimos, possuem significados distintos e implicações diferentes.

Emitir ou expedir: quais são as normas e o que fazer em cada situação? Desvendar esse enigma é essencial para garantir que seus documentos e procedimentos estejam em conformidade com as leis e regulamentos vigentes.

Neste artigo, vamos desmistificar a diferença entre “emitir” e “expedir”, explorando os contextos em que cada termo é utilizado e quais procedimentos são necessários em cada caso.

DEFININDO O TERMO “EMITIR”

“Emitir” significa criar, gerar ou produzir algo. No contexto jurídico e comercial, o termo “emitir” normalmente se aplica a documentos que representam um direito, uma obrigação ou uma declaração formal.

Por exemplo, quando uma empresa emite uma nota fiscal, ela está criando um documento que comprova a realização de uma operação comercial e os valores envolvidos.

TIPOS DE DOCUMENTOS QUE PODEM SER EMITIDOS

Alguns exemplos de documentos que podem ser emitidos incluem:

• Notas fiscais;
• Contratos;
• Certificados;
• Faturas;
• Boletos bancários;
• Declarações;
• Recibos;
• Atestados;
• Laudos.

DEFININDO O TERMO “EXPEDIR”

“Expedir” significa enviar, encaminhar ou remeter algo, geralmente um documento ou correspondência.

Quando um órgão público, uma empresa ou um indivíduo expedia um documento, ele está enviando esse documento para um destinatário específico.

TIPOS DE DOCUMENTOS QUE PODEM SER EXPEDIDOS

Alguns exemplos de documentos que podem ser expedidos incluem:

• Cartas;
• Ofícios;
• Memorandos;
• Requerimentos;
• Procurações;
• Pareceres;
• Decisões judiciais;
• Editais;
• Convocações.

QUAIS AS DIFERENÇAS ENTRE EMITIR E EXPEDIR?

A principal diferença entre “emitir” e “expedir” reside no ato em si:

• Emitir: Criar ou gerar um documento.
• Expedir: Enviar ou encaminhar um documento.

EMITIR OU EXPEDIR: QUAIS SÃO AS NORMAS E O QUE FAZER EM CADA SITUAÇÃO?

Para esclarecer melhor as diferenças entre “emitir” e “expedir”, vamos analisar alguns exemplos práticos:

EXEMPLO 1: NOTA FISCAL

• Emitir a nota fiscal: A empresa, ao realizar uma venda, emite uma nota fiscal para comprovar a operação comercial. A emissão da nota fiscal envolve a criação de um documento com informações específicas sobre a transação.
• Expedir a nota fiscal: Após a emissão, a empresa pode expedir a nota fiscal para o cliente, ou seja, enviar o documento para o destinatário.

EXEMPLO 2: CONTRATO

• Emitir o contrato: As partes envolvidas (empresa e cliente, por exemplo) podem emitir um contrato estabelecendo os termos e condições de um acordo. A emissão do contrato consiste na criação do documento com as cláusulas e disposições negociadas.
• Expedir o contrato: Após a assinatura, o contrato pode ser expedido para as partes, garantindo que cada uma tenha uma cópia.

EXEMPLO 3: OFÍCIO

• Expedir o ofício: Um órgão público, ao encaminhar uma comunicação formal para outro órgão público ou pessoa, expedia um ofício. A expedição do ofício se refere ao ato de enviar o documento.
• Emitir um ofício: Embora menos comum, em alguns casos, a emissão do ofício pode se referir à criação da minuta do ofício, antes de sua expedição oficial.

O QUE FAZER EM CADA SITUAÇÃO?

Em resumo, para saber se você deve “emitir” ou “expedir” um documento, pergunte-se:

• Estou criando ou gerando um documento? Se sim, você está “emitindo”.
• Estou enviando ou encaminhando um documento? Se sim, você está “expedindo”.

EMITIR OU EXPEDIR: QUAIS SÃO AS NORMAS E O QUE FAZER EM CADA SITUAÇÃO?

Ao utilizar os termos “emitir” e “expedir” corretamente, você garante que seus documentos e procedimentos estejam em conformidade com as leis e regulamentos vigentes.

Para facilitar o entendimento das normas específicas para cada tipo de documento, consulte os seguintes links:

• Instruções Normativas da Receita Federal
• Legislação Jurídica Brasileira

EMITIR OU EXPEDIR: QUAIS SÃO AS NORMAS E O QUE FAZER EM CADA SITUAÇÃO?

Lembre-se: a precisão na linguagem é fundamental para a clareza e a eficácia da comunicação, especialmente no âmbito jurídico e comercial. Ao dominar a distinção entre “emitir” e “expedir”, você garante que seus documentos e procedimentos estejam em conformidade com as normas e regulamentações adequadas.

FAQ – PERGUNTAS FREQUENTES SOBRE EMITIR E EXPEDIR

QUAL A DIFERENÇA ENTRE EMITIR E EXPEDIR UM BOLETO BANCÁRIO?

• Emitir o boleto bancário: O banco ou a empresa que irá receber o pagamento é quem emite o boleto bancário, criando o documento com as informações necessárias para o pagamento.
• Expedir o boleto bancário: Após a emissão, o boleto bancário será expedido para o cliente, geralmente via correio, e-mail ou plataforma online.

COMO É FEITA A EMISSÃO DE UMA NOTA FISCAL ELETRÔNICA?

A emissão de uma nota fiscal eletrônica é realizada por meio de um sistema online, geralmente um software específico para esse fim. O contribuinte precisa seguir os procedimentos estabelecidos pela Receita Federal, como a geração do chave de acesso e o envio da nota fiscal para o sistema da SEFAZ.

QUAIS SÃO AS NORMAS PARA A EXPEDIÇÃO DE UM CONTRATO?

As normas para a expedição de um contrato variam de acordo com o tipo de contrato e o ramo de atividade. Em geral, é recomendável que o contrato seja expedido em duas vias, uma para cada parte, com firma reconhecida em cartório.

EM QUE CASOS A EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS DEVE SER FEITA POR CORREIO?

A expedição de documentos por correio ainda é comum em alguns casos, principalmente quando se trata de documentos que exigem maior formalidade, como contratos, procurações, etc. Em alguns casos, a expedição por correio com aviso de recebimento (AR) pode ser exigida pela lei.

EXISTE ALGUMA NORMA ESPECÍFICA PARA A EMISSÃO DE UM CERTIFICADO DIGITAL?

A emissão de um certificado digital é realizada por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). O processo de emissão envolve a validação de dados, a assinatura digital e a geração do certificado.

QUAL A IMPORTÂNCIA DE USAR TERMOS JURÍDICOS CORRETOS?

Utilizar termos jurídicos corretos garante clareza e precisão na comunicação, evitando mal entendidos e possíveis problemas legais. A utilização de termos específicos demonstra conhecimento e profissionalismo, contribuindo para a solidez das relações jurídicas.

EXISTEM SITUAÇÕES EM QUE “EMITIR” E “EXPEDIR” PODEM SER USADOS COMO SINÔNIMOS?

Embora “emitir” e “expedir” tenham significados distintos, em algumas situações, o uso de um ou outro pode ser considerado sinônimo, dependendo do contexto e da intenção.

Por exemplo, se você está falando sobre o envio de um documento, você pode usar “emitir” ou “expedir” como sinônimos, sem causar grande prejuízo à compreensão. No entanto, em situações que exigem maior precisão jurídica e formal, é importante utilizar os termos corretos, evitando ambiguidades.

Lembre-se: sempre consulte um profissional de direito para esclarecer dúvidas sobre a linguagem jurídica e os procedimentos adequados em cada situação.